Я, как непосредственный участник событий, решила описать всё, с чем мы столкнулись в ходе подготовки и проведения IX международного книжного форума «Русский Запад» с точки зрения маркетинга, напомнить некоторые презентации и мастер-классы наших гостей - авторов мультимедийного детского проекта «Жужжа: сказка каждый день».



Надеюсь, что этот видеопрактикум будет полезен тем, кто собирается проводить подобные мероприятия.



ИНФОРМАЦИЯ О КНИЖНОМ ФОРУМЕ

Международный книжный форум «Русский Запад» - это ежегодное культурное событие Псковщины. Он представляет собой единое пространство поддержки и развития чтения, библиотек, книгоиздания и предполагает концентрацию и взаимоиспользование достижений проектной деятельности в библиотечной и книгоиздательской сфере.

В рамках книжного форума проходят: книжная выставка-ярмарка, где издательства и книготоргующие организации смогут представить свою книжную продукцию и торговать ею; творческие мастер-классы с писателями, презентации, акции и познавательно-развлекательные программы.

В 2012 году форум проходил под девизом «РУССКИЙ ЗАПАД - РАЗВИТИЕ, ПАРТНЁРСТВО, СОЗИДАНИЕ!».

Вначале приведу немного СТАТИСТИКИ:
  • 5 месяцев подготовки к международному событию
  • 10 заседаний оргкомитета
  • Множество телефонных переговоров и ещё больше электронных писем
  • Создание блога «Русский Запад»: 23 поста, 56 фотографий, 3 видеоролика, более 9000 посещений
  • 64 зарегистрированных участника
  • 4 страны участницы и 14 городов
  • 21 мероприятие: книжная ярмарка, выставки, конференция, круглый стол, презентации, мастер-классы, благотворительная акция, церемония награждения победителей …
  • 23 издательства из Москвы, Санкт-Петербурга, Пскова и Великих Лук.
  • Более 3000 псковичей, посетивших мероприятия «Русского Запада»

ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ можно разделить на три этапа:
1. Предварительный этап (декабрь 2011 г. - апрель 2012 г.)
2. Основной подготовительный этап  (март – апрель 2012 г.)
3. Этап проведения (4 – 7 апреля 2012 г.)

От каждого в отдельности и от всех вместе

Рабочая группа
Формирование рабочей группы – очень важный момент, поскольку именно от неё, от отношения её участников к делу, зависит, в значительной мере, конечный успех или провал.

Ей необходимо выработать и отшлифовать ключевые идеи, разработать концепцию мероприятия. Наконец, после этого рабочая группа тянет весь воз задач, которые нужно решить для того, чтобы мероприятие успешно состоялось.

Распределение обязанностей
Некоторые из них:
  • Переговоры, переписка с VIP-гостями
  • работа с издательствами
  • организация интерактивных площадок в рамках форума
  • бронирование мест и последующее расселение гостей в гостиницах города
  • организация питания
  • организация культурной программы


Общая концепция Форума

  • Структура и формат мероприятий в рамках «Русского Запада»
  • Сроки и порядок работы тематических площадок книжного форума
  • Условия участия и размер регистрационного взноса для издательств
  • Пакет гостя (проживание, питание, культурная программа, сопровождение, встреча/проводы)

 Маркетинговая технология 

- Исследование российского рынка детских издательств и выявление детских современных писателей

Задачи:
  • определить всех тех потенциальных участников, кто заинтересован в нашем Форуме;
  • понять, какие факторы влияют на принятие ими решения об участии в Форуме;
  • попытаться разделить их на какие-то подгруппы (в зависимости от потребностей, которыми эти люди руководствуются, принимая решение об участии);
  • разобраться, как лучше всего с ними общаться; проверить на практике свои предположения.

Мы нашли и проработали интересную тему – мультимедийный детский проект 
«Жужа: сказка каждый день», подготовили замечательную концепцию, 
составили план действий.

Начинаем подготовку

- Создание Адресной базы потенциальных участников, гостей, слушателей, спонсоров, отраслевых СМИ, интернет-порталов.

Чтобы все они согласились с нами сотрудничать, их необходимо проинформировать о международном книжном форуме, т.е. направить им соответствующие письма и сообщения.

Подготовка информационных писем, где излагаются:

  • суть мероприятия, т.е. цель его проведения;
  • обсуждаемые темы или тематические разделы, направления;
  • основные целевые группы участников, на кого мероприятие рассчитано;
  • краткая справка о прошедших Форумах.
В результате 6 вариантов информационных писем:
  • Для потенциальных участников книжной ярмарки
  • Для потенциальных гостей «Русского Запада»
  • Для потенциальных спонсоров международного книжного форума
  • Для потенциальных слушателей Форума, с учётом тематических мероприятий и их интересов
Прямая рекламная поддержка в СМИ, средствами наружной и видео рекламы, виртуальные коммуникации

Виртуальные коммуникации можно было чётко разделить на активные и пассивные. К первому типу можно отнести общение по электронной почте. Ко второму — размещение постов на блогах «Русский Запад», «О книгах и не только», «Развитие`60».

Direct mail
Раскрученое мероприятие или нет, необходимо оповестить потенциальных участников о предстоящем событии. В первую очередь мы разослали по адресной базе данных подготовленные информационные письма.

Подобные почтовые отправления называют директ-мейлом (от англ. direct mail – прямая рассылка). Почтовая рассылка хороша по многим причинам; основными являются следующие:
  • сравнительно низкая стоимость;
  • избирательность воздействия, концентрация на целевой аудитории (при хорошей адресной базе, разумеется);
  • возможность точной оценки эффективности воздействия рекламной кампании.
Использование сети Интернет в качестве мощного средства, позволяющего осуществлять:
  • поиск свежих идей для нового мероприятия;
  • накопление маркетинговых данных о требуемой отрасли;
  • формирование адресной базы данных;
  • ведение переписки
  • И, наконец, блоги, в том числе и собственный блог Форума
Характеристика блога «Русский Запад»
  • удобный и современный дизайн;
  • высокая скорость загрузки блога, быстрый доступ к информации;
  • система администрирования, допускающая возможность быстрого и удобного обновления информации собственными силами;
  • чёткое структурирование блога, на каждой странице присутствуют элементы навигации, которые позволяют сразу же перейти на первую и на все основные страницы всех разделов блога.
Трудно переоценить ту роль, которую сыграл блог в нашем случае. И даже не сам блог как таковой, сколько форма онлайн-регистрации.

Люди могли сразу выбрать те мероприятия, которые они хотят посетить, не задавая нам массы вопросов. С другой стороны, мы как организаторы, сразу получали полную статистику по каждому зарегистрировавшемуся участнику.

Взаимодействие со СМИ
Помимо распространения информационных писем о самом мероприятии нам было не обойтись без рекламы в виде статей.

Средства наружной рекламы
В качестве наружной рекламы мы использовали Афиши в двух форматах А3 и А4.
Места для размещений афиш выбирались с учётом максимального скопления конкретной Целевой аудитории рекламируемого мероприятия.

Подготовленный информационно-рекламный видеоролик был размещён в информационном киоске, находящимся в фойе библиотеки (прокат видеоролика с 4 по 7 апреля 2012 года) и на блоге «Русский Запад» (здесь его просмотрели 75 раза. Данные на 15 апреля 2012 года).

ПРИМЕЧАНИЕ: не следует заблуждаться и полагать, что, сформировав замечательную программу, разослав информационные письма по хорошо подготовленной базе и разместив рекламу в известных СМИ, вы получите мощную волну откликов и заявок.

Нормальная величина откликов составляет всего несколько (от одного до пяти) процентов от общего объема рассылки.

Встречаем гостей
Очень важна роль встречающего. Это должен быть приветливый, коммуникабельный человек, умеющий поддержать разговор на любую тему. Он может не быть красавцем (или красавицей), но обязан быть обаятельным.

После встречи гостей желательно отвезти их в гостиницу, где они смогут привести себя в порядок с дороги, при необходимости поесть и т.д. Уже при этом им можно вручить все материалы мероприятия (программу), а также все сувениры. Уместно ознакомить их с порядком проведения мероприятия, поинтересоваться планом пребывания гостей в городе, выяснить, чем можно помочь в этом с вашей стороны. Сразу же следует уточнить порядок отъезда, необходимость в проводах и т.п.

Культурная программа для гостей Форума выглядела следующим образом:
6 апреля – поездка в Печоры экскурсия по Псково-Печорскому монастырю
7 апреля – экскурсия по Псковскому Кремлю

Его ждали, к нему готовились, и вот он настал - день встречи авторов мультимедийного сказочного проекта «Жужа» с псковичами!

Напомним, программу мероприятий:

6-7 апреля – у псковичей была прекрасная возможность пополнить домашнюю детскую библиотеку. В это время на книжной ярмарке работал «Сказочный киоск», а в нём:

- занимательные книги с современными 3D-иллюстрациями для совместного чтения родителей и детей от 4 до 8 лет,

- музыкальные сказки на CD, где в записи, наряду с артистами московских театров, приняли участие звёзды отечественной музыкальной сцены: Евгений Маргулис (Машина Времени), Олег Нестеров (Мегаполис), Владимир Шахрин и Владимир Бегунов (Чайф) и Владимир Матецкий, автор легендарной «Лаванды».

7 апреля
- Встреча с автором Александром Коротичем, автограф-сессия; мультимедиа-презентация проекта "Жужа"

- Мастер-класс от продюсера Константина Преображенского "Менеджмент современных детских мультимедийных проектов: от книжки-раскраски до сайта и обучающей программы на iPad"

- «Технология чудес» - мастер-класс Александра Коротича по иллюстрации детских книг

СМИ О ГОСТЯХ ФОРУМА
Жужеделы попали в новости на ГТРК Псков и ПЛН
Журналисты любят погорячее!

Форум закончился. Что дальше?
Мы не жалели добрых слов для людей, благодаря которым наш «Русский Запад» состоялся.
А наши гости с удовольствием делились впечатлениями, как на нашем блоге, так и на своих интернет-площадках.

Подведение итогов или Разбор полётов
Конечно, после такой напряженной работы очень хотелось облегчённо вздохнуть, расслабиться и обо всём забыть. Но это было бы неправильно, непрофессионально.

По окончании Форума собралась рабочая группа – на неофициальное подведение итогов. Было безумно приятно всем вместе вспоминать, как это было, ощущать себя членами единой команды, сделавшими большое дело. Особое внимание мы обратили на анализ успехов и недостатков, причин неудач.

Я от всей души хотела бы поблагодарить всех коллег и гостей нашего книжного форума за тёплые слова, сказанные в адрес нашей библиотеки.

Впереди – юбилей!

Ирина Королёва,
руководитель отдела социокультурного развития
Псковской областной универсальной научной библиотеки,
Председатель Псковской библиотечной ассоциации


0 коммент.:

Отправить комментарий

Популярные сообщения

Общее·количество·просмотров·страницы